AVIS DE PROTECTION DES DONNÉES
SMART OFFICE CONCEPTS VOF

INTRODUCTION

InteractiveTouch | Smart Office & School solutions part of SMART OFFICE CONCEPTS VOF avec siège social à Sint-Pieters-leeuw et enregistré à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise BE 0765.888.244 attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données personnelles. En particulier, nous voulons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, entre autres, contre la perte, les fuites, les erreurs, l'accès non autorisé ou le traitement illégal.

Par le présent avis de protection des données, nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données personnelles.

Nous vous demandons de lire attentivement cet avis sur la protection des données, car il contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et dans quel but.

En soumettant vos données personnelles, vous déclarez expressément avoir lu le présent avis sur la protection des données et l'accepter expressément, ainsi que le traitement lui-même.

SCOPE

Le présent avis de protection des données concerne tous les services que nous fournissons et, en général, toutes les activités que nous menons.

CONTRÔLEUR ET SES ENGAGEMENTS

SMART OFFICE CONCEPTS VOF dont le siège social est situé à Sint-Pieters-Leeuw et dont le numéro d'entreprise est BE 0765.888.244 est le responsable du traitement de vos données personnelles.

Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge en matière de protection des données personnelles, ainsi que le Règlement général sur la protection des données (" RGPD ") à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.

DONNÉES PERSONNELLES

En fonction de vos activités et de votre relation avec notre société, vous nous fournissez les données personnelles suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de portable).

Nous attirons votre attention sur le fait que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous nous fions à leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour,
, veuillez nous en informer immédiatement.
Vous n'êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.

FINALITÉ ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

Données clients

Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous recueillons et traitons l'identité et les coordonnées de nos clients et de nos consommateurs, de leur personnel, de leurs employés, de leurs mandataires et d'autres contacts utiles. Les objectifs de ces activités de traitement sont l'exécution des accords avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les motifs légaux sont l'exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime.

Coordonnées des fournisseurs et des sous-traitants

Nous recueillons et traitons l'identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs (sous-)contractants, personnel, employés, personnes nommées et autres contacts utiles. Les objectifs de ces processus sont l'exécution du présent accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l'envoi d'informations promotionnelles ou commerciales. Les motifs légaux sont l'exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple la liste de présence ou d'autres obligations de marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Pour l'enregistrement électronique des présences, les données E-ID seront également traitées le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par courrier électronique (telles qu'une lettre d'information ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et pourra également être retiré à tout moment.

Données relatives au personnel

Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l'administration des salaires. En raison de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé plus en détail dans une politique de protection des données (voir ADMB) destinée aux employés.

Autres données

Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d'autres personnes, telles que d'éventuels nouveaux clients/prospects, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d'experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l'intérêt de notre activité, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l'exécution d'un contrat.

DURÉE DU TRAITEMENT

Les données personnelles seront stockées et traitées par nos soins pendant une période de temps nécessaire par rapport aux objectifs du traitement et par rapport à la relation (contractuelle ou non) que nous avons avec vous.

Les données des clients et les données des fournisseurs ou des sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes après une période de sept ans après la fin du contrat ou du projet, à l'exception des données personnelles que nous sommes obligés de conserver pour une période plus longue sur la base d'une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.

DROITS

Conformément et aux conditions de la loi belge sur la protection de la vie privée et aux dispositions du Règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :

- Droit d'accès et d'inspection : vous avez le droit de savoir, gratuitement, quelles informations nous détenons à votre sujet et comment elles sont utilisées.

- Droit de rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles inexactes ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.

- Droit à l'effacement ou à la restriction des données : vous avez le droit de nous demander d'effacer vos données personnelles ou de restreindre leur traitement dans les circonstances et les conditions stipulées par le Règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l'effacement ou la limitation de toute donnée personnelle qui nous est nécessaire pour exécuter une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d'obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre contrôleur de données.

- Droit d'opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes. Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour exécuter une obligation légale, l'exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

- Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données personnelles est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel ne seront alors traitées que si nous avons une autre base juridique pour le faire.

- Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles n'inclut pas le profilage et que vous n'êtes pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en contactant info@interactivetouch.be. Et demander le nom de la personne responsable du GDPR.

Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation applicable. Toutefois, si vous pensez que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n'ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :

Commission de la protection de la vie privée Rue de la Loi 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be

Vous pouvez en outre vous adresser à un tribunal si vous estimez que vous subissez un préjudice du fait du traitement de vos données personnelles.

TRANSMISSION À DES TIERS

Certaines données personnelles collectées par nos soins seront transmises et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, notre avocat, notre fournisseur, ainsi que par les autorités publiques (par exemple, lors de la mise en concurrence pour des marchés publics).

Il est possible qu'un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient situés en dehors de l'Espace économique européen ("EEE"). Toutefois, les données personnelles ne seront transférées que vers des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.

Les employés, dirigeants et/ou représentants des prestataires ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés mandatés par ceux-ci respectent le caractère confidentiel de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données qu'aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.

Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d'autres tiers. Cela peut être le cas, par exemple, si tout ou partie de notre entreprise est réorganisée, si nos activités sont transférées ou si nous sommes déclarés en faillite. Il est également possible que des données à caractère personnel doivent être transférées en réponse à une décision de justice ou pour se conformer à une obligation légale spécifique. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer à l'avance de cette communication à d'autres tiers. Toutefois, vous reconnaissez et comprenez que, dans certaines circonstances, cela peut ne pas être techniquement ou commercialement réalisable, ou que des restrictions légales peuvent s'appliquer.

En aucun cas, nous ne vendrons ni ne mettrons vos données personnelles à la disposition d'agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.

MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles avec un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données.

En aucun cas, SMART OFFICE CONCEPTS VOF ne pourra être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d'une utilisation illicite ou illégale par un tiers des données à caractère personnel.

ACCÈS DES TIERS

Aux fins du traitement de vos données personnelles, nous accordons l'accès à vos données personnelles à nos employés, collaborateurs et personnes nommées. Nous assurons un niveau de protection équivalent en prévoyant des obligations contractuelles pour ces employés, ce personnel et ces sous-traitants, qui sont similaires au présent avis de protection des données.

DES QUESTIONS ?

Si, après avoir lu cet avis de protection des données, vous avez d'autres questions ou commentaires concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter SMART OFFICE CONCEPTS VOF soit par courrier à Bergensesteenweg 709 bus 6, 1600 Sint-Pieters-Leeuw, soit par téléphone au 02669 85 85, soit par e-mail à info@interactivetouch.be.